[형사법] 회사지출결의서조작, 내부감사 및 경찰조사 전 준비해야 될 사항은?

Q1. 회사지출결의서조작은 내용을 허위로 작성한 것만으로 사문서위조죄가 성립하나요?

A1. 회사지출결의서조작이 있었다고 해서 지출결의서에 사실과 다른 내용을 적었다는 이유만으로 반드시 사문서위조죄가 성립하는 것은 아닙니다.

사문서위조에서는 문서 내용의 진실 여부뿐 아니라 해당 문서가 누구 명의로 작성됐는지, 작성자가 그 명의의 문서를 작성할 권한을 가지고 있었는지 등을 함께 살펴봐야 합니다.

대법원도 사문서위조죄는 기본적으로 타인의 명의를 모용해 문서를 작성했는지가 중요한 판단 기준이고, 문서 내용이 사실과 다른지 여부만으로 위조 여부가 결정되는 것은 아니라는 취지로 판단하고 있습니다.

예를 들어 본래 지출결의서를 작성할 권한이 있는 직원이 자신의 권한 안에서 결의서를 만들었지만 내용을 허위로 기재한 경우와, 다른 직원이나 대표자의 명의·도장·결재권한을 허락 없이 사용한 경우는 법적으로 다르게 판단될 수 있죠.

반면 회사에서 부여받은 작성권한의 범위를 넘어 타인 명의의 문서를 임의로 만들었다면 사문서위조 문제가 발생할 가능성이 있으므로 실제 위임 범위와 회사의 결재 체계를 확인해야 합니다.

따라서 회사지출결의서조작 사건에서는 단순히 서류에 허위 내용이 있다는 점만 볼 것이 아니라 작성자와 명의자, 결재권한, 위임관계, 실제 문서 사용 경위까지 함께 확인하는 것이 중요합니다.

Q2. 회사지출결의서조작으로 회사 돈까지 개인적으로 사용했다면 업무상횡령죄가 함께 적용되나요?

A2. 회사지출결의서조작을 이용해 허위 비용을 만든 뒤 실제 회사 자금을 개인적으로 취득하거나 사용했다면 문서 문제와 별도로 업무상횡령 혐의까지 검토될 수 있습니다.

예를 들어 존재하지 않는 거래처에 비용을 지급한 것처럼 지출결의서를 작성하고 본인이나 지인의 계좌로 회사 돈을 송금하거나, 실제 거래금액보다 지출액을 부풀려 차액을 가져간 경우 등이 문제될 수 있죠.

업무상횡령에서는 회사 자금을 업무상 보관하는 지위에 있었는지, 해당 자금을 회사의 목적과 무관하게 개인적으로 소비하거나 처분했는지가 중요한 판단 요소가 됩니다.

대법원 역시 업무상 보관하던 타인의 재물을 임의로 소비하거나 처분했다면 이후 반환하더라도 이미 성립한 횡령죄 자체에는 영향을 주지 않는다고 판단하고 있습니다.

다만 회사가 문제 삼는 지출결의서의 전체 금액이 곧바로 횡령액이 되는 것은 아닙니다.

실제로 회사 업무를 위해 지출한 비용, 회사의 승인을 받은 경비, 정상적인 거래처 지급금 등이 섞여 있다면 각각을 구분해야 하며, 법인 업무에 필요한 비용으로 실제 사용된 경우 업무상횡령으로 보기 어려울 수 있습니다.

결국 회사지출결의서조작으로 횡령까지 문제됐다면 결의서 자체만 보는 것이 아니라 회사계좌에서 돈이 어디로 이동했고 최종적으로 누가 사용했는지까지 자금 흐름을 확인해야 정확한 책임 범위를 판단할 수 있습니다.

Q3. 회사지출결의서조작이 내부감사에서 적발됐다면 경찰조사 전에 어떤 자료를 준비해야 하나요?

A3. 회사지출결의서조작이 내부감사에서 발견됐다면 먼저 회사가 문제 삼는 지출결의서의 기간과 건수, 거래처, 지급금액, 회사가 주장하는 전체 피해액을 구체적으로 정리해야 합니다.

특히 장기간 여러 건의 지출이 문제되는 사건에서는 “제가 작성한 것은 맞습니다”라고 포괄적으로 인정하거나 반대로 모든 거래를 한꺼번에 부인하기보다 개별 거래마다 사실관계를 나눠 확인하는 것이 중요하죠.

지출결의서, 영수증, 세금계산서, 법인카드 내역, 회사 및 개인 계좌거래내역, 메신저, 이메일, 전자결재 기록 등을 대조해 실제 업무상 지출과 개인적인 사용으로 의심받는 금액을 구분할 필요가 있습니다.

또한 다른 사람의 서명·도장이나 전자결재 권한을 사용했다면 평소 회사에서 어느 범위까지 사용을 허용했는지, 실제 결재권자로부터 승낙을 받은 사실이 있는지도 확인해야 합니다.

위임받은 권한을 초과해 타인 명의의 문서를 작성했다면 사문서위조가 별도로 문제될 수 있기 때문입니다.

혐의가 인정되는 거래가 있다면 이미 반환한 금액과 추가 변제 가능성, 회사와의 합의 여부도 함께 검토할 수 있지만 정상적으로 사용된 비용까지 횡령했다고 인정하는 취지의 확인서를 성급하게 작성하는 것은 주의할 필요가 있습니다.

결국 회사지출결의서조작 사건은 문서 하나의 문제가 아니라 작성권한, 허위 내용, 실제 자금 이동, 개인적인 이익 취득 여부가 서로 연결되는 사건이므로 내부감사와 경찰조사 초기부터 거래별 자료를 세밀하게 정리해 대응하는 것이 중요합니다.