[형사법] 회사공금지출결의서조작, 형사처벌 및 경찰조사 대응 방안은?
Q1. 회사공금지출결의서조작을 했다면 지출결의서를 허위로 작성한 것만으로 형사처벌을 받나요?
A1. 회사공금지출결의서조작이 확인됐다고 해서 모든 사건에 똑같은 범죄가 성립하는 것은 아닙니다.
우선 지출결의서를 작성할 권한이 누구에게 있었는지, 단순히 실제와 다른 내용을 기재한 것인지, 다른 직원이나 결재권자의 명의·서명·도장 등을 권한 없이 사용했는지를 구분해서 살펴봐야 해요.
사문서위조는 기본적으로 작성권한이 없는 사람이 타인의 명의를 이용해 문서를 작성한 경우가 문제되며, 대법원은 일정한 문서작성 권한을 위임받았더라도 그 범위를 넘어 명의자의 의사에 반하는 문서를 만들었다면 사문서위조가 성립할 수 있다고 판단하고 있습니다.
반대로 원래 해당 회사 명의 문서를 작성할 권한이 있는 사람이 권한을 남용해 허위 내용을 작성했다는 사정만으로 반드시 사문서위조가 성립한다고 단정할 수는 없습니다.
실제 판례에서도 문서의 허위성과 작성권한의 존재 여부를 구별하여 판단하고 있죠.
따라서 회사공금지출결의서조작 사건에서는 “내용이 거짓인가”만 확인해서는 부족하며 작성자, 명의자, 결재권한, 회사 내부의 위임 범위와 실제 문서 사용 과정까지 함께 검토하는 것이 중요합니다.
Q2. 회사공금지출결의서조작으로 실제 회사 돈을 받았다면 업무상횡령까지 문제가 되나요?
A2. 회사공금지출결의서조작을 이용해 실제 회사 자금이 지급되고 이를 개인적인 목적으로 취득하거나 사용했다면 문서 관련 혐의와 별도로 업무상횡령 등의 범죄가 문제될 가능성이 있습니다.
예를 들어 실제 거래하지 않은 업체에 비용을 지급한 것처럼 결의서를 작성하거나, 거래금액을 실제보다 부풀린 뒤 차액을 가져가거나, 허위 출장비·구매비·접대비 등을 만들어 회사 계좌에서 자금을 지급받는 형태가 대표적입니다.
이 경우 수사기관에서는 지출결의서의 내용만 보는 것이 아니라 회사 계좌에서 돈이 실제 어디로 송금됐는지, 최종적으로 누가 사용했는지, 해당 자금을 관리하던 사람이 어떤 업무상 권한을 가지고 있었는지를 함께 확인하게 됩니다.
다만 회사가 문제 삼는 모든 지출이 곧바로 횡령금액으로 인정되는 것은 아닙니다.
실제로 업무를 위해 사용한 비용, 회사의 승인을 받은 지출, 추후 정상적으로 정산된 비용 등이 함께 포함돼 있다면 각각의 거래를 나누어 확인해야 하죠.
실제 판례에서도 법인 비용의 지출이 회사 업무 수행에 필요한 범위에 있었다면 업무상횡령으로 볼 수 없다고 판단한 사례가 있습니다.
따라서 회사공금지출결의서조작으로 횡령 혐의까지 받고 있다면 회사가 주장하는 총액을 그대로 인정하기보다 각 결의서와 계좌거래내역을 대조해 정상 지출과 개인 사용금액을 정확히 구분하는 작업이 필요합니다.
Q3. 회사공금지출결의서조작이 내부감사에서 적발됐다면 경찰조사 전에 무엇을 준비해야 하나요?
A3. 회사공금지출결의서조작이 내부감사에서 발견됐다면 가장 먼저 회사가 문제 삼고 있는 지출결의서가 몇 건인지, 어느 기간의 거래인지, 회사가 주장하는 피해금액이 얼마인지부터 확인해야 합니다.
특히 수개월 또는 수년에 걸쳐 여러 건의 결의서가 문제됐다면 단순히 “제가 처리했습니다”라고 포괄적으로 인정하거나 반대로 전부 부인하는 방식으로 대응하는 것은 주의할 필요가 있습니다.
각 결의서별로 작성일자, 결재자, 지급금액, 거래처, 실제 사용처, 지급계좌와 관련 증빙을 정리하고 영수증, 세금계산서, 계좌이체내역, 회사 메신저, 이메일, 전자결재 기록 등을 서로 대조해야 하죠.
다른 직원의 아이디나 전자결재 권한, 서명 또는 도장을 사용했다면 실제 사용 승낙을 받은 범위가 어디까지였는지도 확인해야 합니다.
권한을 위임받았더라도 그 범위를 벗어나 타인 명의의 문서를 작성했다면 문서위조 문제가 발생할 수 있기 때문입니다.
혐의가 인정되는 거래가 있다면 피해금 반환과 회사와의 합의 가능성도 검토할 필요가 있지만, 정상적인 업무지출까지 모두 횡령한 것으로 인정하는 내용의 확인서나 합의서를 서둘러 작성하는 것은 신중해야 합니다.
결국 회사공금지출결의서조작 사건에서는 문서를 조작했다는 사실 하나만 보는 것이 아니라 문서 작성권한, 실제 자금 이동, 개인적인 이익 취득 여부, 전체 횡령금액과 피해 회복 정도까지 연결해서 판단하게 되므로 내부감사 단계부터 자료를 거래별로 정리하고 일관된 대응 방향을 세우는 것이 중요합니다.
